ZAMANI KULLANMAK

ZAMANI KULLANMAK

Fevzi BOZKURT
Ekonomi

  MÜKEMMELE ULASMAK IÇIN MÜKEMMEL BIÇIMDE  DEGERLENDIRMEK ZORUNDA OLDUGUMUZ KAYNAK: ZAMAN
“Mükemmel”
 
Tekamül etme yani gelisme sürecinde son noktaya ulasmis. Baska bir deyisle “Kusursuz”.
 
Pek çok sifat gibi objektif degil, kisiye göre az çok degisken olan bu kavramin yine de evrensel kabul görmüs bazi kriterleri vardir. Ister somut olsun (bir alet, bir tablo) ister soyut (bir konusma, bir sarki); bir ürünün varolus amacina göre islevselligi, yani amaca hizmet etmesi, veya estetigi yani begeniye hos gelmesi ana kriterlerdir.
 
“Mükemmellik”le ilgili olarak çaglar boyu insanlar genellikle aleyhte konusmuslardir. 
“Mükemmel iyinin düsmanidir.”
“Daha iyiyi yapmaya çalisirken iyiyi kaçiririz.”
Shakespeare
 
“Kusurlu da olsa bir seyi yapmak, kusursuz hiçbir sey yapmaktan evladir.”
 
Robert Schuller gibi sayisiz örnek vardir. Bu sözler makul insanlara göredir. Oysa:
“Makul insanlar kendilerini dünyaya adapte ederler. Makul olmayanlar dünyayi kendilerine adapte etmeye çalisirlar. Dolayisiyla bütün ilerlemeyi makul olmayanlara borçluyuz”.
 
G.Bernard Shaw
 
Nitekim mükemmele ulasmak için çaba göstermek yanlis olsaydi Sinan Selimiye'yi, Da Vinci Mona Lisa'yi, Shakespeare Hamlet'i yaratabilir miydi? Bilgisayarlarin gücü her 18 ayda bir ikiye katlanir miydi?
 
Mükemmeli yaratabilmenin bazi ortak noktalari vardir. Eskilerin “istidat” dedigi dogal yetenek vazgeçilmez bir öge olmakla birlikte tek basina hiçbir sey ifade etmez. Yetenegin üstüne egitim, çalisma, sabir ve istikrar konmadikça mükemmele ulasmak imkansizdir. Zira basarinin %5'i hüner, %95'i terdir. Dikkat ederseniz parayi bunlar arasinda saymadim. Kuskusuz pek çok eserin ortaya çikmasinda büyük önem tasiyan para, mükemmel tanimina uygun her yapitta vazgeçilmez degildir. Öyle olsaydi bugün husu içinde Mozart'i dinleyemeyecek, büyük bir hayranlikla Van Gogh'u seyredemeyecektik.
   
Mükemmeli yaratan ögelerin ortak geregi zamandir. Arzu ettigimiz mükemmellige ulasabilmek için, hele günümüzün yasam temposunda, en mükemmel biçimde degerlendirmek zorunda oldugumuz sey zamandir.
Zaman kisinin sahip oldugu en degerli varliktir. Zamani satin veya ödünç alamazsiniz, baskalarindan dilenemezsiniz. Zaman demokratiktir. Trilyoner olan da, ekmek parasini zor çikaran da, bir gün içinde 24 saate sahiptir. Zamanin yerine hiçbir sey ikame edilemedigi gibi, bir kez israf edildi mi yeniden kazanilamaz. Zamanin etkin olabilmesi için etkin bir biçimde kullanilmasi gerekir.
Eski Yunanca'daki zaman anlamina gelen “Chronos” sözcügünün bati dillerinde “kronometre”, “kronik” gibi pek çok türevi vardir. Eski Yunanda dinlence - oyun  baslica yasam tarziydi. Eflatun ve Aristo isi araç, oyunu amaç olarak görürdü.
Zamanimizi mekanik bir biçimde organize eden saatlerin insan yasamina girmesi ise nispeten yeni bir olgudur. Abbasi Halifesi Harun Resid'in 8. yüzyil sonunda Fransa- Almanya Imparatoru Charlemangne'a gönderdigi hediyeler arasinda bulunan çalar saatin tüm sarayi sasirttigini hepimiz tarih kitaplarinda okumustuk. 13 yy.da bati orta çagi yasarken kulelerde saatlerin tek kolu vardi. Bu saat kulelerinin baslica kullanim amaci insanlari ise veya özel olaylara çagirmakti. Insanlar yasamlarini daha ziyade günes, ay, mevsimler gibi dogal olaylara göre düzenlerdi.
Saatlerin yaygin biçimde kullanimi, sanayi toplumunun dogusuyla baslar. Ortaçagin agir-aksak, festivallerle-sölenlerle dolu yasantisinin yerini birdenbire yeni düzenin çalisma temposu aldi.
Tarim toplumunda hasat bitince is de biterdi. Nitekim o dönemde arabayla seyahat etmekte olan bir yolcu arabanin tekerinin çikmasi üzerine onarilmasini beklerken çikip dolasmaya baslar. Derken, kirda bir inek ve yanina yatmis bir köylü adam görür. Ne oluyor diye basucuna geldiginde yatmakta olan adam gözünü açar. O kadar  yaklasmis olmaktan utanan yolcu ne diyecegini sasirir ve “Saat kaç?” diye sorar. Köylü yattigi yerden kolunu kaldirir, elini yaninda duran inegin memeleri altina koyar ve asagi yukari tartma hareketi yaptiktan sonra “Saat üçü yirmi geçiyor” der. Yolcu saatine bakar, gerçekten üçü yirmi geçmektedir. Dayanamaz sorar köylüye “Hayret, dogru ama söyle allahaskina, inegin memelerini tartarak saati tastamam nasil bildin? Inegin memelerindeki süt miktarindan mi bu kadar dogru tahminde bulundun?”Köylü yine yattigi yerden yolcuya “Gel sen de yanima uzan” der. Yolcu uzanir. “Simdi sen  de inegin memesini kaldir” der Yolcu memenin altindan tutup yukari kaldirir. “Simdi gördün mü?” diye sorar köylü. “Neyi görecektim ki” der yolcu. Köylünün cevabi kisa  ve özdür: “Memenin altindan köyün saat kulesini”.
Sanayi toplumunda fabrika sahipleri makinelerinin 24 saat çalismasini istiyordu. Vakit nakit demekti. Yepyeni bir is gücü yaratilip saate göre disipline edilmesi gerekti. Is için sabit bir süre, serbest zaman da denen is disi için ayri bir süre kavramlari ortaya çikti.
“Zaman Yönetimi” kavrami ise adeta dün kadar yenidir. Terim 1970'lerin sonunda ortaya çikmis, 1980'lerin basinda yöneticiler zamani yönetilmesi gereken bir    kaynak
   
olarak algilamaya baslamislardir. Bu egilimin ortaya çikmasinda yönetim danismani Alec Mac Kenzie'nin “Zaman Tuzagi” adli kitabinin büyük rolü olmustur. Mac Kenzie, yasami boyunca yöneticilerden edindigi deneyimlere dayanarak, zaman israfina yol açan en önemli 20 faktörü siralamistir. Ama biz bunlarin içinden en önemli birkaç tanesini açacagiz.
1. Telefon
Telefon zaman tasarrufu için önemli bir araç olmakla birlikte bazi yöneticiler için basta gelen zaman kaybidir. Bir kismi telefona hep kendi cevap verir. Bazilari her arayanla uzun uzun konusur. Bir baska grup da arayanla isini tam bitirmedigi için tekrar tekrar konusmak zorunda kalir.
Bu konuda en büyük yardimci iyi bir sekreterdir. Iyi bir sekreter arayanlarin sorunlarinin yarisini kendi halleder, edemediklerini de edebilecek kisilere yönlendirir. Mutlaka sizin cevaplandirmaniz gerekenlerin de ön bilgisini alip sizin fazla zaman harcamanizi önler.
Sekreteriniz yok mu? O halde telesekreter kullanip hem çalismanizin kesintiye ugramasini önleyebilir, hem de cevap vermek istemediklerinizi eleyebilirsiniz.
Telefonda konusurken de sözü fazla uzatmadan sadede gelmeye ve lafi toparlamaya çalisin.
2.      Randevusuz gelen ziyaretçiler
Açik kapi politikasi yöneticinin etkinligini hizla yok eden bir tutumdur. Kapinizi kapatip rahatsiz edilmeden konsantre olmak sarttir.
Bir mesai arkadasi odaya girip “Bir dakkan var mi?” diye sordugunda genelde cevabiniz “Tabii, buyur” olur. Oysa “Ne vardi?” “Bekleyemez mi” “Su anda mesgulüm” cevaplarina sik sik basvurmalisiniz.
   
Odanizda ziyaretçi koltugu bulundurmamak da iyi bir yöntemdir. Insanlar ayaktayken lafi pek uzatmazlar. Önemliyse disaridan bir sandalye getirtmek her zaman mümkündür. Ancak bu yöntemin Türk örf ve adetlerine ne kadar uydugu ayrica düsünülmelidir.
Bir baska yöntem de sizinle yasça veya mevkiice esit veya sizden üst konumda olan birini odanizda kabul etmeniz degil, mümkünse ona ziyarete gitmenizdir. Böylece isiniz bitince kalkip gitmek sizin elinizde olur.
3.      Toplantilar
Yöneticilerin onda dokuzu, toplantilarda geçirdikleri zamanin yarisinin bosa geçtigini belirtiyorlar. Bir yönetici haftanin 10 saatini toplantida geçiriyorsa  bunun
5 saati bosa gidiyor demektir ki, bu da haftalik is veriminden %12 azalma anlamina gelir.
Hiçbir eylem, bir toplanti kadar zamani dolduracak sekilde uzayamaz. Toplanti sürelerini denetim altinda tutmak için sunlara dikkat etmelidir:
§   Toplantilari mümkünse ya ögle tatilinin hemen öncesine ya da günün geç saatlerine programlayin ki insanlar bir an önce bitirmek için can atsinlar.
§   Zamaninda baslayip bitirin.
§   “Kalan zaman”i gösteren bir saati herkesin görebilecegi bir yere koyun.
§   Gündemi yazili olarak önceden dagitin ve gündeme sadik kalin.
§   Yalnizca, bulunmasi mutlaka gerekli kisileri çagirin.
§   Araya baska laf girmesine izin vermeyin.
§   Sonuçlari özetleyip dagitin; alinan kararlarin uygulanmasi için ilgili kisileri hemen görevlendirin.
4.      Beklenmeyen kriz durumlari
Burada size Isviçre'de bir fabrikada gerçeklesmis bir olayi anlatayim. Fabrikada sekreterin biri, amirinin cimcik atma suretiyle kendisini taciz ettiginden sikayet eder. Bunun üzerine yönetim her iki tarafi da uzun uzun dinleyip kimin dogru söyledigini arastirmakla vakit kaybetmektense, hem amirin hem sekreterin tazminatlarini vererek isten atar.
5.      Amaçlar, öncelikler ve deadline'larin bulunmamasi
6.      Karmakarisik bir masa; daginiklik
Orta ögrenimimi aldigim St Joseph'in bize asiladigi çesitli nitelikler arasinda en etkini tertip-düzen olmustur. Ziyaretine gittiginiz birinin masasina bakarak onun St Joseph'ten mezun olup olmadigini anlamaniz mümkündür. Mezunlardan biriyse bütün kagitlari-dosyalari düzenli, bütün kalemleri ayni yöne bakar halde yan yana dizilidir.
7.      Baskalarinin da yapabilecegi rutin islere ve ayrintiya dalmak
 
8.      Ayni anda çok sey yapmaya kalkmak ve gerekli süreyi yanlis hesaplamak
 9.      Yetki ve sorumlulugu kesin çizgilerle belirlememek
 
10.   Baskalarindan gelen bilginin yetersiz, yanlis veya gecikmis olmasi
 11.   Iletisim ve talimat yetersizligi yaninda feedback olmamasi.
Yapilan eylemin sonucunu veya etkisini görmek anlamina kullanilan “feedback”in olmamasi bir çok isi gereksiz yere tekrarlamamiza yol açar. Buna asansör  örnegini verebiliriz. Asansörde gideceginiz katin dügmesine basinca isik yaniyorsa, o dügmeye bir daha basma geregini duymazsiniz. Oysa bu isigin yanmadigi asansörlerde insanlarin ayni dügmeye “acaba basmadi mi?” diye defalarca bastiklari tespit edilmistir.
12.   “Hayir” diyememek
13. Firma yöneticisinin gelismeleri takibine imkan veren standartlarin ve ilerleme raporlarinin bulunmamasi
 
14.   Yorgunluk
15. Kararsizlik: Yapilacak is hakkinda düsünmek, endiselenmek, bir kenara koymak, tekrar düsünmek, tekrar endiselenmek vs.
16. Verimsiz çalisma: Önce isi analiz edip nasil yapilacagini tasarlamadan, üzerine atlayip uygulamaya kalkismak.
Esi de çalisan basarili bir endüstri mühendisi arkadasim Ergun Zoga pazar günleri esine disari çikmayi her teklif edisinde esinin “çamasirlar bitmedi” cevabiyla karsilasiyormus. Esiyle birlikte geçirecegi tek günün çamasir yüzünden heba olmasina içerleyen arkadasim meslegi geregi edindigi bilgi ve deneyimle esinin çamasir yikamak için kaç hareket yaptigini incelemis ve tam 1570 hareket  yaptigini görmüs. Arkadasim hemen kollari sivayip çamasirin en az ugrasiyla en kisa sürede nasil yikanacaginin eylem planini çikarmis. Sonuçta ayni isin yalnizca 600 küsür hareketle tamamlanabilecegini tespit etmis. Nitekim yeni yöntem uygulaninca çamasir yikama süresi 6 saatten 3,5 saate inmis. Böylece arkadasim da esiyle pazar keyfini yasama imkanina kavusmus.
17.   Lüzumsuz hatalar: Bernard Shaw söyle der: ”Bir isi dogru dürüst yapmaya vakit bulamazsiniz ama tekrar tekrar yapmaya vakit bulursunuz” Üstlendiginiz isi bir kerede, gerektigi gibi yapmaya dikkat edin.
18. Planlama zaafi; isler programlandigi gibi yürümedigi zaman alternatif planin hazir olmamasi.
19.   Mikro yönetim: Baskalarinin kendini gelistirmesine firsat vermemek
   
20.   Karar verme sürecini yönetmek yerine, rutin kararlarla bogusmak
Yetisirken, tipki is konusunda belli aliskanliklar ve tutumlar edindigimiz gibi, zamanla ilgili aliskanliklarimiz ve tutumumuz da belirlenir. Bu tutum günlük yasam hizimizla ve zamani nasil algiladigimizla yakindan ilgilidir. Zamani nasil kullandigimiz çogunlukla kendi iç degerlerimizi yansitir. Zamanimizi dogru veya yanlis kullanmanin önemli olduguna bir kez karar verdikten sonra sahip oldugumuz zamani uzatamasak da,  daha bilinçli, daha tatminkar, daha kaliteli bir biçimde kullanabiliriz.
Herkesin saati var ama kimsenin vakti yok. Kendi kendinize kaç kez söylendiniz “Ah keske bir günde daha fazla saat olsaydi” diye?
Zamanimizi para gibi düsünüp bütçesini çikarabiliriz. Herhangi bir konu üzerinde bir saat “harcamayi” planlayabiliriz. Ancak bu noktada para ile zaman arasinda büyük fark vardir. Cüzdaninizdaki parayi harcarken içinden “Su on milyonu mu çikarayim yoksa bu on milyonu mu?” diye düsünmeyiz. Bütün 10 milyonluklar aynidir. Fakat iki farkli saat hiçbir sekilde ayni degildir. Farkli seyler olur. Yorgunluk, açlik, algilama düzeyiniz farklidir. Gündüz veya gece olusu farklidir. Bazi isleri belli bir saatte yapmak mümkünken diger saatlerde mümkün degildir.
O yüzden, bir sey yapacaksaniz, onu yapmayi seçtiginiz zaman önemlidir. “Simdi ne yapayim? sorusunu degil, “Bunu yapmak için en iyi zaman ne?” diye sorup isleri ona göre planlamak gerekir.
Olayin özünde basit bir bakis açisi degisikligi yatar:
“Is yapiyor olma üzerine degil, sonuç üzerine yogunlasmak ”
Pek çok kisi günlerini çilgin bir kosusturma içinde geçirir ama pek az sey ortaya çikar; zira dogru seyler üzerine yogunlasmaz. Bu durum 80/20 kurali da denen “Pareto Prensibi” ile açiklanir. Bu prensibe göre odaklanmadan veya konsantre olmadan gösterilen çabalarin %80'i sonuçlarin %20'sini yaratir; sonuçlarin kalan %80'i çabalarin %20'siyle elde edilir. Zaman yönetimi uygulayarak çabamizin çogunu karsiligini alacak islerde yogunlastirmayi amaçlariz. Böylece zaman yatirimimizin geri dönüsü yüksek olur.
Insanlar neden zamanlarini yönetmezler? Zaman yönetiminin yararlarina  ragmen çogu insan uygulamaz zira
- Bilmiyorlardir.
- Plan yapamayacak kadar tembeldirler.
- Son anda is yetistirmenin yarattigi adrenalin sarhoslugunun tiryakisidirler.
- Kriz yönetiminden hoslaniyorlardir.
Kriz yönetimi veya son anda is yetistirmek zaman zaman eglenceli olsa da çogunluk stres düzeyini yükseltir, özel hayati berbat eder, yorgunluk yapar ve bazen de projelerin batmasina yol açar.
   
Alan Lakein 1973'te zaman yönetimiyle ilgili yazdigi kitapta “zamaninizi kontrol altinda tutarsaniz, hayatinizi kontrol altinda tutarsiniz” der. Herkes zamana çok farkli açidan bakar. Insanlarin %57'si hem simdiki zamana hem gelecege oryentedir. %33'ü agirlikli olarak gelecege, %9'u yalniz simdiki zamana, %1'i de geçmise odaklanir.
Toplumlarin da zamana karsi tutumlari çok farklidir. Bazi toplumlar aceleci ve dakik oldugu halde bazilari agir aksak davranir, saati önemsemez. Basarili yöneticiler, profesyoneller ve ögrenciler gelecege veya hedefe oryentedir. Üretken, verimli kisiler önceliklerini belirleyip zamanlarini ona göre programlarlar. Basarisiz, vasifsiz kisiler yasadiklari ana odaklanmis kaderci, düzensiz insanlardir.
Kisi zamanini dogru kullanma sorunu oldugunu bir kez kabul etti mi, zamanini programlamasi fazla zor olmaz. Bunun baslica yollari sunlardir:

1. ÖNCELIKLERINIZI BELIRLEYIN

Etkin bir zaman yönetiminde ilk adim zamaninizi programlamak degil, zaman stratejisi gelistirmektir. Zaman stratejisi kisa bir öncelikler listesine dayanmalidir. Öncelikleriniz neler? Kendinizi gelistirmek, mesleginizde ilerlemek, firmanin üretimini, ihracatini, karliligini arttirmak vs. temel stratejik hedefler olabilir. Bunlari belirledikten sonra bu hedeflere ulasmak için yapacaklarinizi öncelik sirasina koyun. Hangisinin bugün, bu hafta, bu ay, bu yil yapilmasi gerektigine karar verin. Zaten iyi bir sekilde yapilmakta olanlarin üzerinde hiç durmayin. Zayif noktalara agirlik verin.
Yapmaniz gereken is çok karmasik ve altindan kalkilamaz gibi mi görünüyor? Bir bütün olarak bakip gözünüzü korkutmayin. Parçalara ayirip adim adim ilerleyin.
Zaman yönetimine baslamaya karar verdiginizde gün içinde zamaninizi nasil kullandiginizin bir çetelesini tutun. Her 15 dakikada bir ne yaptiginizi yazin. Günün sonunda dönüp bakin ve zamaninizin nereye gittigini görün. Uzun dönemde veya kisa dönemde ulasmayi amaçladiginiz stratejik hedeflerinize uygun kullaniyor musunuz? Bu hedeflere ulasmanizi engelleyen seyleri mümkün oldugunca kaldirin.
Sabah ise baslar baslamaz o gün için planladiginiz aktiviteleri siraya koyun. “A” öncelikleri, sizi stratejik hedeflerinize yaklastiracak islerdir. Uzun dönemde size en yararli sonucu saglamalidir.
“B” öncelikleri, A önceliklerini destekler. Bunlar isinizin düzgün yürümesi için yapilmasi gereken seylerdir.
“C” öncelikleri, zamaniniz kalirsa yapabileceginiz, mutlaka gerekli olmayan islerdir. A'larinizi, B'lerinizi de kendi içinde siraya koyup, güne A-1'den baslayin.
Zamanin iyi ve üretken olarak kullanim konusunda zaman zaman kurslar düzenleniyor.Iste bu kurslardan birinde zamani kullanma uzmani olan ögretmen, degisik mesleklerde çalisan ögrencilerine, "Hadi küçük bir deney yapalim"   demis.
   
Masanin üzerine kocaman bir kavanoz koymus. Sonra bir torbadan irice kaya parçalari çikarmis, dikkatle üst üste koyarak kavanozun içine yerlestirmis. Kavanozda yeni bir tas parçasi için yer kalmayinca sormus "Kavanoz doldu mu?"Siniftaki herkes, "Evet doldu" yanitini vermis. "Demek doldu ha..." demis hoca. Hemen egilip bir kova küçük çakil tasi çikartmis, kavanozun tepesine dökmüs, kavanozu eline alip sallamis, küçük parçalar büyük taslarin sagina soluna yerlesmisler... Yeniden sormus ögrencilerine; "Kavanoz doldu mu?" Isin sanildigi kadar basit olmadigini sezmis olan ögrenciler, "Hayir, tam da dolmus sayilmaz" demisler. "Aferin"  demis zamani kullanma hocasi... Masanin altindan bu kez de  bir kova dolusu kum çikartmis. Kumu kaya parçalari ve küçük taslarin arasindaki bölgelere tümüyle doluncaya kadar dökmüs ve sormus yeniden, "Kavanoz doldu mu?" "Hayir dolmadi" diye bagirmis ögrenciler yine "Aferin" demis hoca. Bir  sürahi su çikartip kavanozun içine dökmeye baslamis. Sormus yine.... "Bu gördüklerinizden nasil bir ders çikardiniz...?" Atilgan bir ögrenci hemen firlamis, "Su dersi çikarttik. Günlük is programimiz ne kadar dolu olursa olsun, her zaman yeni isler için zaman bulabiliriz" "O da dogru ama" demis zaman kullanma hocasi.... "Çikartilmasi gereken asil ders su; Eger büyük tas parçalarini bastan kavanoza koymazsaniz daha sonra asla koyamazsiniz" Ve ardindan herkesin kendi kendisine sormasi gereken soruyu sormus; "Hayatinizdaki büyük tas parçalari hangileri? Onlari ilk is olarak kavanoza koyuyor musunuz? Yoksa kavanozu kumlarla ve suyla doldurup büyük parçalari disarida mi birakiyorsunuz ?"

2.   DELEGE EDIN (görevi bir baskasina yönlendirin)

Yapilacak isleri mümkün oldugunca baskalarina delege edin. Delege etmezseniz islerin altina gömülür, pek azini basariyla tamamlarsiniz. Eisenhower'in prensibi, acil ve önemli olmayan hiçbir seyin kendisine getirilmesini kabul etmemekti. Acil degilse bekleyebilirdi, önemli degilse baskalari ilgilenebilirdi.
Yapilacak isi astlarina paylastirmayan veya mesai arkadaslariyla is bölümü yapmayan kisi pek basarili olamaz zira çok uzun saatler çalismak kisinin dogru karar verme yetenegini köreltir, motivasyonunu bozar. O yüzden, baskasinin da sizin kadar iyi yapabilecegine inandiginiz isleri devredin ki siz mutlaka sizin ilgilenmeniz gereken islere daha çok zaman ayirabilesiniz.

3. ERTELEMEYIN

Zaman kullaniminda en çok yapilan hatalardan biri ertelemektir. Sevimsiz veya zor buldugu isleri savsaklamak insanin yaradilisinda vardir. Rahmetli Adnan Kahveci “stres yaratan sey, bekleyen islerdir” derdi.
Su önemli kagidi simdi dosyalamak için 20 saniye harcayin ki aramak için sonra 30 dakika harcamayasiniz.
Önemli bir telefon numarasini hemen telefon fihristinize geçirin ki sonra bulmak için 10 dakika ugrasmayasiniz.
   
Herkesin zaman zaman basina gelen erteleme dürtüsünün sebepleri vardir. Sizin neden yaptiginizi bir kez teshis ettiniz mi, üstesinden gelmeniz de kolaylasir.

3.1.  O an yapmaniz gereken isten hoslanmiyorsunuzdur.

Yöneticiyseniz iyi yapacagina emin oldugunuz bir astiniza devredin ama sevmediginizi gene de söylemeyin. Durduk yerde gerginlik yaratmis olursunuz.
Bu yetkiniz yoksa, bir mesai arkadasiniz veya meslektasinizla degis tokus edin. Bir gün onun hoslanmadigi bir isi siz zevkle yapabilirsiniz.
Bir baska yöntem, hoslanmadiginiz görevi bitirinceye kadar, severek  yapacaginiz ise geçmemektir. Is bittiginde kendinizi ödüllendirme sözü vermek de bazen ise yarar.

3.2.    Proje, basinizi döndürecek kadar büyüktür.

Bu durumda küçük, belli adimlara ayirin. “Baslamak bitirmenin yarisidir” sözünü bilirsiniz. Bir ucundan baslayip her gün 1-2 adimini tamamlayin. Bir adimi tamamlamadan yarim birakmayin.
Yapacaginiz isleri önceligine göre siraya koyun ve en gereklisinden ise baslayin. Önemli seyler dururken lüzumsuz islerle ugrasmayin.
Büyük bir projenin bir çok küçük parçadan olustugunu unutmayin. Elma yerken hiç kimse bir lokmada bütün elmayi yutamaz. Bir nokta seçer, ilk isirigi atarsiniz. Sonra bir isirik, bir isirik daha, bir bakarsiniz elma bitmis.

3.3.     Hemen karsiligini alamayacaksinizdir.

Proje uzun vadeliyse bittigi zaman size saglayacagi yararlari hayal edin. Bir an önce bitirmenin size verecegi keyfi düsünün.

3.4.     Nasil altindan kalkacaginizi bilmiyorsunuzdur.

Önünüze yeni bir is, yeni bir proje geldiginde ihtiyaciniz olan bilgiyi nerden bulacaginizi arastirin. Bu bir telefon da olabilir, kütüphane de, bilen birine danismak da. Yalniz burada dikkat edeceginiz husus, bilgi toplamakla oyalanmayi birbirinden ayirmaktir. Olmayacak yerlerde bilgi arastirmak, ona buna danisip sohbet etmek, isi savsaklamanin bir baska sekli olabilir. O takdirde stratejinizi degistirmeniz gerekir.

3.5.    Nereden baslayacaginizi bilmiyorsunuzdur.

   
Nereden olursa olsun baslayin. Bir kagidin üstüne baslik atin. Gerisi yavas  yavas akliniza gelecektir.

3.6.     Nereye gittiginizi bilmiyorsunuzdur.

Uzun bir yolculuga çikarken, varacaginiz yeri bilmiyorsaniz hangi yönde gideceginizi nasil bileceksiniz? Hatta hangi haritayi yaniniza alacaginizi da... Bu durumda durun ve sonucu göz önüne getirmeye çalisin. Nereye, ne zaman varmak istediginize kesin karar verdikten sonra geriye dogru plan-program yapin.
Burada balik kilçigi modelini göz önüne alin. Balik kilçiginda omurga benzeri bir ana uzanti, ona bagli yan uzantilar vardir. Varmak istediginiz hedefi veya çözümlemek istediginiz esas sorunu ana kilçik gibi ortaya koyun. Hedefin gerçeklesmesine veya sorunun çözümüne katkida bulunacak faktörleri yan uzantilar olarak önceden belirleyin. Böylece gereksiz ayrintilarla ugrasmak zorunda kalmaz, epey vakit kazanmis olursunuz.

3.7.     Akliniza yatmamistir.

§   Bunu yapmak sizin isiniz olmadigini düsünüyorsunuzdur.
§   Baskasinin görevi olduguna inaniyorsunuzdur.
§   Zaman kaybi oldugu kanisindasinizdir.
Bu durumda iki temel soruya cevap verin:
§   Yaparsam ne kazanirim?
§   Yapmazsam basima ne gelir?
Ilk soru sizi yönlendirip motivasyonunuzu arttirabilir. Yaparsam ne kazanirim?
Artik baskasi söyledigi için yapmiyorsunuz. Para kazanmak, patronunuzun- amirinizin gözüne girmek, bir arkadasiniza yardim etmek veya daha çok sevdiginiz bir ise geçmek için yapiyorsunuz.
Ikinci soru ilkinin negatif seklidir. Yapmazsam basima ne gelir?
Amerika'da 2000 çalisani olan bir firmaya saglik sigortasi yapan bir sirket bir teklif götürmüs. Firma çalisanlari teker teker sigortalanirsa yillik prim her biri için 2000 $ olacakmis ama 2000 kisi birden sigortalanirsa primler 100 $'a düsecekmis. Tek sart 2000 kisiden bir kisi bile eksik olmamasiymis.
Firmada çalisan herkes bu muazzam indirimle sigortalanmak için can atmis; muhaberatta ayak islerine bakan Joe hariç. Joe sigortalanmayi kesinlikle kabul etmiyormus. Araya ailesi, arkadaslari, amirleri girmis, ne fayda. 1999 kisi çaresizlik içinde Joe'nun ikna olmasini bekliyor, Joe ise nuh diyor peygamber demiyormus.
   
Olay öylesine büyümüs ki sonunda Yönetim Kurulu Baskani'nin kulagina kadar gitmis. “Çagirin su Joe'yu bana, ben onu ikna etmesini bilirim” demis Yönetim Kurulu Baskani. Joe'yu çagirmislar, Yönetim Kurulu Baskani'nin odasina girmis. Çalisanlar disarda toplanmis, uzun süreceginden emin olduklari bu konusmanin sonucunu merakla bekliyorlarmis. Aaa., o da ne? 2 dakika sonra kapi açilmis ve Joe çikmis. Herkes merakla “Ne oldu, ne oldu” diye sorarken Joe gayet sakin cevaplamis:
“Yönetim Kurulu Baskani önüme iki kagit koydu: biri sigorta poliçesi, digeri istifa mektubu. Ya bunu imzala ya bunu”dedi. Eee, hiç kimse benimle bu kadar kesin bir dille konusmamisti. Poliçeyi imzaladim tabii”
Burada sizi motive edecek sebep, size zarar verecek seyi önlemektir. Bu zarar para kaybi, amirinizden azar isitme, esinizi kizdirma, çocugunuzu üzme olabilir.
O yüzden yapilmayi bekleyen ise bir bakin ve onu yapmak size ne yarar saglayacak, tanimlayin. Genelde ilk tanim negatif olur.
“Ütüyü yapmazsam giyecek sey bulamam.” Pozitif motivasyon daha çok etkindir. Onun için ifadeyi degistirin.
“Çamasirlari ütülersem her an elimin altinda giyecek kiyafetim olur.” Bunun önemi bir tarafa, ya size saglayacagi öteki yararlar?
§   Aklimda beni rahatsiz etmesinden kurtulurum.
§   Kendi kendime düsünecek zaman bulurum.
§   Ütü yaparken bir taraftan da güzel bir müzik dinlerim.

3.8.      Mükemmeliyetçisinizdir.

Bir seyi dogru yapmak ile dogru seyi yapmak arasinda büyük fark vardir. Mükemmeliyetçiler sik sik yanlis sey üzerinde dünyanin zamanini harcama tuzagina düsebilirler; odanin duvarinda asili tabloyu tekrar tekrar düzeltmek gibi. Görünüs fevkalade, fakat size ne yarari oldu? Is uzun vadede anlamsizsa, kusursuz yapmanin gerçekte önemi yoktur. Yalnizca iyi yapmak yeter; bosuna fazla ugrasmayin.
Önemli ve anlamli bir görevi kusursuz biçimde yapamama korkusu çogunluk mükemmeliyetçilerin o ise hiç baslayamamasina yol açar. Kusursuz biçimde yapmaya zamanlari olduguna emin oluncaya kadar baslamazlar; oysa  böylesine bos bir zamani kim kaybetmis ki onlar bulsun?
Eger mükemmeliyetçiligin sizi bir ise baslamaktan alikoydugunu fark ederseniz onu mükemmel yapmanin size getirecegi kazanci tekrar degerlendirin. Bir isi kusursuz biçimde yapmaya degdigi zamanlar da vardir. Eger degiyorsa, en basindan, adim adim baslayin. Eger buna degmeyecekse kendinizi  paralamadan isi tamamlayin yeter.
   
Bir dahaki sefere, yapmaniz gereken isi savsakladiginizi fark ediyor fakat engelleyemiyorsaniz, durup “neden”ini arastirin. Is yapilmaya deger bir is mi? Eger öyleyse ertelemenizin temel nedenine göre uygun bir çözüm seçin ve önünüzdeki yigini bitirip yok edin.

4. KIRTASIYE ILE OYALANMAYIN

Kirtasiye, vazgeçilmez fakat çok zaman alan bir mekanizmadir. Kirtasiyeye hakim olmak için masaniza gelen her yaziya bir bakin ve ne yapilacagina aninda karar vererek ondan kurtulun: bir baskasina yönlendirin, dosyalayin, imzalayin, düzeltmeler yapin, cevaplandirin, yirtip atin. Önemli olan, yapilacak seyi hemen yapmaktir.

5. PROGRAMINIZI ENERJI DÜZEYINIZE GÖRE AYARLAYIN

Günün belli saatlerinde çogumuzun zihni daha berraktir; kendimizi daha enerjik hissederiz. Fiziksel ve zihinsel enerji düzeyinizin inis çikis saatlerinin izledigi düzeni saptayip, günlük programinizi ona göre ayarlamaya çalisin. Berrak bir zihin gerektiren isleri en enerjik oldugunuz sirada ele alirsaniz daha kisa sürede daha çok is çikarirsiniz. Programinizi halet-i ruhiyenize ve enerji düzeyinize göre ayarlamakla vakit kazandiginizi ve isinizde daha etkin oldugunuzu göreceksiniz.

6.   ÖNEMSIZ SORUMLULUKLARI ÜSTLENMEYIN — NE KADAR UZUN SÜRE SONRA OLSA DA.

Bir yil sonra bile yapacak olsaniz, sorumluluk sorumluluktur. Çok sik yaptigimiz bir hata, hemen veya kisa süre sonra yapmak zorunda olsak kabul etmeyecegimiz isleri, ilerde nasil olsa yaparim diye kabullenmektir. Oysa ne kadar sonra olursa olsun, vakti geldiginde bize ayni derecede yük olacaktir.
Zaman yönetiminde bütün bu hususlara dikkat ederken ipin ucunu kaçirip “zaman fanatigi” olma tehlikesi de vardir. Zaman yönetimi çizelgeleri, öncelik dosyalari ve listeleri, ayri renklerle belirlenmis görevler, yazilari önceliklerine göre kümelere ayirmak derken, zaman yönetiminde zamaninizi israf etmeye baslayabilirsiniz. Sonunda zaman yönetim teknigi o kadar karmasik hale gelebilir ki pes edip eski daginik çalisma yönteminize dönebilirsiniz. O yüzden atalarimizin ögüdünü aklimizdan çikarmayalim “Herseyin azi karar, çogu zarar”.
 
 
   

SONUÇ:

Insan vakit kazanmak için neden bütün bu zahmetlere katlansin?Balik kilçigi modelinde oldugu gibi esas hedefimizi ortaya koyalim. Hedef daha çok çalismak,  daha çok para kazanmak ve belki de bununla ilintili daha çok stres yasamak mi? Yoksa belli bir refah düzeyine ulastiktan sonra kazanilan zamani kendimize, ailemize, sevdiklerimize, hobilerimize harcamak suretiyle huzur içinde yasamak mi? Bir baska ifadeyle Aristo ve Platon gibi hiç strese girmeden isi araç, oyunu amaç olarak görmek mi? Sanirim bunun cevabi su anekdotta aranabilir:
Amerikali bir zengin, is seyahati sirasinda Meksika'nin küçük bir kiyi kasabasina ugramis. Limanda gezerken, bakmis agzina kadar balik dolu bir tekne ve içinde keyifli bir balikçi...
"- Merhaba balikçi" diye seslenmis, "... bu baliklari kaç zamanda tuttun?" 
“- Bir iki saatimi aldi" demis balikçi...Istahlanmis bizim isadami;
"- E, niye biraz daha kalip daha fazla tutmadin?" diye sormus. "
- Bu kadari bize yetiyor da ondan" diye omuz silkmis balikçi. Sasmis balikçinin bu kanaatkarligina isadami;
"Kalan zamanini nasil geçiriyorsun peki" diye üstelemis.
 
 
Balikçi, özetlemis bir gününü: 
 
"- Sabahlari açilir, biraz balik tutarim. Sonra çocuklarimla oynarim. Ögleyin karimla biraz siesta yaparim. Aksamlari amigolarla beraber gitar çalip sarap içer, geç vakte kadar egleniriz. Oldukça mesgul sayilirim senyor".
Gerinmis Amerikali: "- Bak" demis "... ben sana yardimci olabilirim. Bu ise daha çok zaman ayirmalisin. Daha büyük bir tekne bulup daha çok balik tutmalisin. Oradan elde edecegin gelirle daha büyük tekneler alirsin. Kisa sürede bir balikçi filosuna sahip olursun. Böylece, yakaladigin baligi aracilara degil, dogrudan isletme tesislerine satarsin. Hatta zamanla kendi balik fabrikani bile kurabilirsin. Kisa  zamanda balikçilik sektöründe bir numara olursun" 
 
Balikçi merakla "Bunlari yapmak kaç sene alir sinyor" demis:
 
"15-20 yilda halledersin" demis Amerikali, "Ama sonrasi daha parlak: Zamani gelince sirketini halka açarsin, hisselerini iyi paraya satarsin,  kisa zamanda zengin olup milyonlar kazanirsin." 
 
"- Milyonlar ha..." diye tekrarlamis balikçi... "Eeee... sonra?" 
"- Sonra emekli olursun. Küçük bir balikçi kasabasina yerlesirsin. Istersen zevk için balik tutarsin. Çocuklarinla oynar, karinla keyfince siesta yaparsin. Aksamlari da arkadaslarinla sarap içip gece yarisina kadar gitar çalarsin. 
Nasil...? Mükemmel degil
mi?"

Benzer Kitaplar

SOYGUN RÜSVET CINAYET - ISTE DERIN DEVLET - ARASTIRILAMAYAN MECLIS ARASTIRMA KOMISYONU RAPORLARI
Fevzi BOZKURT

SOYGUN RÜSVET CINAYET - ISTE DERIN DEVLET - ARASTIRILAMAYAN MECLIS ARASTIRMA KOMISYONU RAPORLARI

Ekonomi
ULUSLAR ARASI POLISLIK VE IÇ GÜVENLIK
Fevzi BOZKURT

ULUSLAR ARASI POLISLIK VE IÇ GÜVENLIK

Ekonomi
ARASTIRMA YÖNTEM VE TEKNIKLERI
Fevzi BOZKURT

ARASTIRMA YÖNTEM VE TEKNIKLERI

Ekonomi
MADALYALI MAHKUM - KORKUT EKEN
Fevzi BOZKURT

MADALYALI MAHKUM - KORKUT EKEN

Ekonomi